Passieve openbaarmaking (Woo-verzoek)
Aan de verplichting vanuit de Woo om invulling te geven aan de ‘contactpersoon’-functie (artikel 4.7 Woo) is voldaan. Daarnaast kan de Woo-verzoeker gebruik maken van een formulier op de gemeentelijke website. Daardoor is de route naar en Woo-verzoek gemakkelijker geworden. Binnen gekomen Woo-verzoeken worden via de Woo-coördinator verder geleid naar het organisatieonderdeel waarna het Woo-verzoek gezamenlijk wordt opgepakt.
Belangrijke onderdelen van het behandelen van Woo verzoeken is het verzamelen van documenten. De documenten kunnen overal in de organisatie aanwezig zijn. Er wordt gebruikt gemaakt van het postregistratiesysteem JOIN, het vergadersysteem Ibabs, Outlook en Whatsapp.
Bij omvangrijke Woo-verzoeken worden het anonimiseren van de documenten uitbesteed.
Actieve openbaarmaking
Nieuw in de Woo is de (inspanningsverplichting) actief informatie openbaar te maken. Deze actief te openbaren informatie is onderverdeeld in 11 informatiecategorieën.
Per 1 november 2024 moet gemeenten twee van de elf categorieën verplicht openbaar maken. Het gaat om de volgende categorieën:
- Organisatie en werkwijze (art. 3.3, eerste lid, onderdeel d)
- Bereikbaarheidsgegevens (art. 3.3, eerste lid, onderdeel e)
Landelijk geldt de Woo-index als de zoekmachine waar informatie gezocht kan gaan worden. De Woo-index bevat alleen verwijzingen naar gegevens uit de informatiecategorieën zoals bedoeld in de Woo. Op 19 juni 2023 is de eerste versie van de Woo-index beschikbaar geworden. Van een aantal informatiecategorieën is voor de gemeente Zwartewaterland de informatie ondertussen al in deze Woo-index te vinden. Voor onze gemeente is naast de informatie over de organisatie en werkwijze, bereikbaarheidsgegevens ook:
- Beschikkingen (zoals omgevingsvergunningen)
- Wetten en algemeen verbindende voorschriften
- Overige besluiten van algemene strekking
Onderstaand in tabelvorm een samenvatting van de informatiecategorieën die we zelf al publiceren en welke ook al via de Woo-index te vinden zijn (peildatum 26-8-2024).
Informatiecategorie | Aantal gepubliceerd | Actief gepubliceerd | In Woo-index [1] 1 |
|---|---|---|---|
Beschikkingen | 2.628 | Ja | Ja |
Organisatiegegevens 3 | 1 | Ja | Ja |
Wetten en algemeen verbindende voorschriften | 516 | Ja | Ja |
Overige besluiten van algemene strekking | 321 | Ja | Ja |
Woo-verzoeken {1} | 0 | Aan indiener | Nee |
- [1] Woo-verzoeken publiceren we op dit moment nog niet. Voor het laatste kwartaal van 2024 staat het op de planning om ook de Woo verzoeken (geanonimiseerd) en de Woo-besluiten actief te publiceren.
Informatiehuishouding
De Woo heeft gevolgen voor de medewerkers én voor de informatievoorziening.
De medewerkers zullen zich nog meer af moeten vragen hoe ze dingen opschrijven. Begrijpelijk, feitelijk en met de nodige context. En het helpt enorm als medewerkers stukken op de juiste plek opslaan en dat er meta-informatie is toegevoegd die het terugvinden vergemakkelijkt.
Er ligt een opgave om de informatiehuishouding op orde te krijgen.
In de paragraaf bedrijfsvoering – Informatiemanagement wordt uiteen gezet hoe we in verscheidene programma’s werken aan onder meer het creëren van een stevige basis in de informatievoorziening, aan integrale beschikbaarheid van informatie en aan compliance aan wet- & regelgeving met betrekking tot een zorgvuldige (gedigitaliseerde) dienstverlening aan de burgers en bedrijven binnen onze gemeente.